Timemanagement tips

Breng je situatie in kaart

Stap 1
Breng in kaart hoe je je werk op dit moment doet. Waaraan besteed je de meeste tijd? Welke stoorzenders kom je tegen? Ben je in staat om geconcentreerd met lastige klussen om te gaan? Ben je afhankelijk van andere personen of werkzaamheden bij de voortgang? Je kunt dit doen door een week je activiteiten bij te houden en daarbij aan te geven welke belemmeringen je tegenkwam.

Stap 2
Vraag je af of de werkzaamheden die je doet wel kloppen met de taken in je functieomschrijving. Het komt namelijk nogal eens voor dat mensen met allerlei ‘overige’ zaken bezig zijn en daardoor nauwelijks aan hun eigenlijke taken toe komen.

Loop de werkzaamheden één voor één na, beoordeel ze op passendheid bij je functie en scoor ze op tijdsinvestering. Zijn er taken bij die erg belangrijk zijn maar waar je nauwelijks aan toe komt? Zijn deze in te ruilen tegen taken die veel tijd en energie kosten, terwijl ze eigenlijk niet bij je functie horen? Daarnaast kun je je afvragen: waarom doen we het op deze manier? Of: waarom doen we dit eigenlijk als organisatie?

Stap 3
Bespreek het resultaat met je leidinggevende. En bespreek het met een collega als ‘die ene’ taak bij een ander hoort.

Prioriteiten stellen
Neem ’s ochtends even 5 minuten de tijd om het werk van die dag op een rij te krijgen. Al die kleine taken die moeten gebeuren die dag en waarvan je bang bent dat je ze vergeet, geven veel onrust in je hoofd. Op papier liggen ze vast en krijg je overzicht.

En schrijf ook de klussen voor later die week of maand even op, want dan kun je die ook uit je hoofd zetten.
De stappen:

• Maak een lijst van alle activiteiten die vandaag moeten gebeuren.
• Bedenk vervolgens hoe belangrijk elke taak is en of het per se vandaag moet. Het aantal taken voor vandaag moet wel realistisch en haalbaar zijn.
• Nummer de taken/ klussen: nummer 1 is de klus waar je mee gaat starten: de klus moet echt vandaag en is heel belangrijk.
• werk de taken in de aangegeven volgorde af en geniet van de opluchting als je een streep door een klus op de lijst haalt.

Maak een week- of maandplanning
Naast het stellen van prioriteiten is het goed om af en toe een moment te nemen om iets verder te kijken dan vandaag. Maak een weekplanning of maandplanning.

Kies een rustig tijdstip om daar even voor te gaan zitten, waarop je er ongestoord naar kunt kijken. Bijvoorbeeld het laatste halfuurtje van een werkdag als iedereen al weg is. Het hoeft dan niet veel tijd te kosten. Terwijl het wel goed inzicht geeft in wat je te wachten staat en hoe druk het gaat worden. En of het haalbaar is.

• Maak een lijstje van klussen die niet perse de volgende dag moeten gebeuren en benoem daarin ook de deeltaken.
• Schat in hoeveel tijd bepaalde klussen kosten en verdeel ze over de week op basis van prioriteit.
• Plan ook tijd in voor onverwachte zaken door je agenda op bepaalde dagen of dagdelen te blokkeren voor afspraken en bijvoorbeeld telefoontjes.
• Houd rekening met de tijdstippen waarop je extra productief bent en plan daarin die klussen die veel tijd en energie van je vragen.

Controleer regelmatig hoe het ermee staat en breng eventueel aanpassingen aan.  

Moeilijke klussen eerst
Stel moeilijke klussen niet uit. Zeker niet als ze ook hoog op de prioriteitenlijst staan. Doe ze nu, dan hoef je er niet meer tegenop te zien. Je hebt bovendien de rest van de dag het lekkere gevoel dat die klus af is.

Interessant is ook om even na te gaan waarom je die klus uitstelt als je jezelf daarop betrapt. Wat weerhoudt je ervan? Hoe groot is de klus in je hoofd geworden? De gedachten en gevoelens waardoor je uitstelt kun je waarschijnlijk zonder moeite tot minimale proporties terugbrengen.  

Eén ding tegelijk
Hoe vaak doe je twee dingen tegelijkertijd, zoals al pratend nog even wat correcties op je computer doorvoeren? En hoe vaak ren je in plaats van rustig te lopen? Het lijkt efficiënt, maar door te haasten wordt je stressniveau hoger. Probeer vanaf nu eens één ding tegelijk te doen, zonder te haasten!
 
Geef het aan!
Laat het je omgeving weten dat je je werk te veel, te druk of te chaotisch vindt. Vaak hebben anderen gewoon niet in de gaten dat dit bij jou leeft. Vooral wanneer men gewend is dat je altijd alles aan kunt. Men blijft je dan bestoken met vragen. Geef zelf de grens aan.

Je e-mail
Bij e-mail verwacht de verzender meestal erg snel een reactie. Het is goed daar rekening mee te houden.

• Ruim binnengekomen e-mail meteen op. Neem een besluit wat ermee te doen.
• Moet er meteen iets mee gebeuren, geef dan antwoord
• Zet de mail in een digitale map ‘vandaag’ als de mail iets minder belangrijk is. Je kunt dan elke dag op een vast tijdstip alle post en mails afwerken..
• E-mails die bewaard moeten worden, plaats je in je digitale archief. Maak hiervoor mappen per onderwerp of project.
• Gooi onbelangrijk mails meteen in de prullenbak.

Ruim je werkplek op
Werken aan een niet opgeruimd bureau levert veel onrust op. Tijdens het werken kom je allerlei zaken tegen waar je misschien ook nog iets mee of wil doen. Ongemerkt wordt je werkplek steeds voller. Al die papieren en andere dingen leiden af en vragen energie. Het haalt de concentratie weg van dat ene waar je op dat moment aan wilt werken. Ruim dus je werkplek op!

Laat alle losse dingen en papieren de revue passeren en berg ze ergens op als je er niet direct mee aan de slag gaat. Of gooi het weg. Bedenk of dingen echt bewaard moeten worden. Veel dingen worden centraal bewaard, bijvoorbeeld notulen, dus hoef je ze niet allemaal te bewaren. Bedenk ook of je de digitale of de papieren versie bewaard: beide is vaak overbodig. Berg afgeronde zaken ook direct op in kasten of mappen. Zorg in ieder geval dat ze weer van je bureau verdwijnen.  

Wil je efficiënter met je tijd omgaan en heb je behoefte aan persoonlijke hulp of advies? Neem (anoniem) contact op met een van de medewerkers van onze hulplijn MIND Korrelatie​​​​​​​​​​​​​. Je kunt bellen, chatten, whatsappen of mailen met een van onze psychologen of maatschappelijk werkers.